Le séminaire réussi doit inciter chaque participant à donner le meilleur de lui-même dans son travail. Mais l’organisation d’un tel événement est difficile, notamment lorsque vous avez un budget à respecter. Le spécialiste de l’organisation de séminaire vous donne des conseils pour vous aider à réussir l’organisation de votre évènement.

Connaître les solutions s’offrant à vous pour organiser un séminaire

Deux solutions s’offrent à vous pour organiser un séminaire d’entreprise. Vous pouvez vous charger vous-même de l’organisation de ce séminaire. Cependant, cela vous demandera du temps pour vous en occuper. Pour préparer un séminaire dans les moindres détails, vous devez bien prendre en compte plusieurs critères et pensez à tous les détails pour faire de votre évènement une réussite. Lorsque vous n’êtes pas spécialiste du domaine et n’avez pas de contacts de fournisseurs de confiance, cela peut s’avérer très long et prendre beaucoup plus de temps que prévu.

Si vous souhaitez gagner du temps, vous simplifier la vie et éviter une vague de stress, vous pouvez faire appel à une agence évènementielle d’entreprise. Funbreizh est notamment spécialiste de l’évènementiel en Bretagne et plus globalement dans le grand Ouest.

Effectivement, une agence vous aidera grandement en prenant en charge la préparation de votre séminaire. Cette agence s’occupera de tout, du choix du lieu du séminaire aux activités à proposer aux invités jusqu’à la sécurité de chacun.

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Choisir le lieu de votre évènement

Afin de choisir le bon lieu pour votre événement, vous devrez penser à ce que voulez y faire.

Si vous désirez surtout informer les participants, choisissez un endroit calme.

Évidemment, vous devrez garder le budget en tête. Souvent, diverses formules sont proposées dans les lieux de séminaires. C’est à vous de voir la formule correspondant à votre budget.

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Si vous faites le choix de prendre une agence, celle-ci aura la garantie de tarifs avantageux.

Retenir la bonne date

Concernant la date, son choix dépendra surtout de l’agenda de l’entreprise. Mais si le coût est important, des stratégies sont possibles pour réaliser des économies.

Premièrement, choisissez le début de la semaine. Les entreprises organisent effectivement leurs séminaires les vendredis. Ainsi, les gérants des salles tendent à brader leurs tarifs afin d’attirer la clientèle les lundis et les mardis. Pendant les vacances scolaires, on assiste à un phénomène identique.

Définir le bon moyen de transport

Si vous avez réussi à déterminer quand et où se passera votre séminaire d’entreprise, vous devez également penser au transport pendant l’organisation.

A savoir que :

• En général, l’automobile est l’option la plus coûteuse mais cela dépend évidemment de la localisation du lieu choisi et donc du temps de trajet.
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  À l’inverse, l’avion est la solution la plus économique. Toutefois, cela concerne uniquement les compagnies low-cost. En plus, vous devrez trouver un second moyen de transport pour aller à l’aéroport.

• Finalement, si vous privilégiez plutôt l’aspect environnemental, préférez prendre le train et évitez de partir trop loin.

Servir des repas nutritifs

Si les viennoiseries réjouiront vos convives, des aliments aussi lourds réduiront leur concentration. En matinée, on préférera des fruits, plus sains. Quant au déjeuner, il devra être suffisamment consistant pour que chaque participant tienne pendant le reste de la journée.

Durant un séminaire d’entreprise, le dîner est le moment de détente important pour sa réussite.

Les salles événementielles disposent parfois de leurs chefs ou de leurs propres prestataires. Certains refusent d’autres traiteurs. Avant d’en chercher un, renseignez-vous auprès du fournisseur. N’oubliez pas de faire le point avec les dirigeants pour les préférences, notamment si vous avez les demandes particulières par rapport au menu.

Notez que vous n’aurez pas à vous préoccuper de ces détails si vous choisissez de faire confiance à une agence spécialisée dans l’évènementiel d’entreprise.

Communiquer sur l’événement

Que les participants soient des invités extérieurs ou des collaborateurs de l’entreprise, vous devez mettre en place un plan de communication.

L’objectif de ce plan de communication est de prévenir les invités bien à l’avance et de s’assurer de leur présence. Ainsi, il vous faudra leur faire parvenir les invitations, recueillir les réponses afin d’évaluer le nombre de participants.

Il faut noter que si certaines activités nécessitent une tenue particulière, cela doit être précisé clairement, pour ne pas mettre les invités mal à l’aise.