Les données ET les informations sont souvent appelées « l’or du 21eme siècle ». A l’ère du Big Data et de la révolution numérique, ce sont bien les fichiers et les bases de données qui constituent la matière première de bon nombre d’entreprises, et pas seulement des start-up de l’internet.
Toutes les sociétés, qu’elles soient industrielles ou de services, dispose de fichiers clients, de brevets, de documentation technique, de contrats de travail ou commerciaux et autres documents comptables qui doivent être sécurisés, accessibles et durables dans le temps.

A la base de la dématérialisation : la numérisation

La première étape concernant les fichiers qui ne sont pas natifs numériques, est de les numériser.
Pour les documents papier, il s’agit d’un scan suivi d’un traitement logiciel de reconnaissance de caractère (OCR). Pour les autres fichiers, il s’agit de transférer les informations d’un support à un autre (par exemple, la numérisation d’une cassette VHS analogique en format .avi).

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Conserver sur la durée des fichiers numériques

Pour que la pérennité d’une information soit assurée, qu’aucune altération, modification ou suppression ne soit possible, vous pourrez avoir besoin d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) qui vous garanti à la fois l’accès et la sécurisation de vos données. Un coffre-fort électronique quand à lui est utile dans le cas d’une conservation sur le long terme, sans accès ni modification possible : vous retrouvez le document versé tel qu’il a été sauvegardé à l’origine.
Vous trouverez sur https://www.archivage-numerique.fr/, un site consacré à l’archivage électronique un comparatif de ces outils numériques qui vous aidera dans le choix de la solution à envisager pour votre entreprise en fonction de vos besoins.

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La gestion documentaire numérique: un confort de travail au quotidien

Pour les entreprises qui manipulent beaucoup de documents, comme les professions juridiques par exemple, il devient nécessaire de gérer de façon numérique les flux et stockage des fichiers.
La GED (Gestion électronique des Documents) est un outil permettant de gérer les flux documentaires journaliers: les fichiers qui doivent être accessibles à tous et surtout modifiables par les personnes qui y sont habilitées. Ce processus permet d’éviter des erreurs, de disposer à tout moment des informations de façon ergonomique grâce à une indexation intuitive et d’avoir en temps réel les modifications et l’historique de celles-ci.

Une fois mises en place dans l’entreprise, ces solutions logicielles se révèlent être une source de gain de productivité et un élément essentiel de votre sécurité informatique.